Een organisatiehandboek dat voldoet aan de ISO 9001-normen en specifiek gericht is op outdoor bedrijven, is een waardevol instrument om de kwaliteit en consistentie van de dienstverlening te waarborgen. Hier is een overzicht om zo’n handboek samen te stellen:

1. Inleiding

• Beschrijf kort het doel van het organisatiehandboek en leg uit hoe het zal bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening van het outdoor bedrijf.

2. Kwaliteitsbeleid

• Formuleer een helder kwaliteitsbeleid dat de toewijding van het bedrijf aan kwaliteit en klanttevredenheid weerspiegelt.
• Zorg ervoor dat het beleid afgestemd is op de specifieke behoeften en uitdagingen van een outdoor bedrijf, zoals veiligheid, milieuoverwegingen en avontuurlijke activiteiten.

3. Organisatiestructuur

• Beschrijf de organisatiestructuur van het bedrijf, inclusief functies, verantwoordelijkheden en rapportagelijnen.
• Identificeer de personen of afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van kwaliteitsprocessen en -procedures.

4. Processen en procedures

• Documenteer alle processen en procedures die relevant zijn voor het leveren van outdooractiviteiten, zoals het plannen van excursies, het trainen van personeel, het onderhouden van apparatuur, en het waarborgen van veiligheid.

4a. Risicobeheersing van de activiteiten

• Documenteer risicoinventarisatie, eenheid van instructie, organisatie, materiaal en accomodatiebeheer, instructeurstaken en noodprocedures voor elke activiteit.
• Zorg dat ze duidelijk en begrijpelijk zijn voor alle betrokkenen.

5. Risicobeheer

• Identificeer de risico’s die gepaard gaan met outdooractiviteiten en beschrijf hoe het bedrijf deze risico’s beheert en minimaliseert.
• Documenteer procedures voor het identificeren, evalueren en behandelen van risico’s, inclusief noodplannen en -procedures.

6. Training en competentie

• Beschrijf het trainingsprogramma voor medewerkers en vrijwilligers, inclusief de vereiste kwalificaties en competenties voor het uitvoeren van outdooractiviteiten.
• Documenteer procedures voor het beoordelen van de competentie van personeel en het bijhouden van trainingsrecords.

7. Klantgerichtheid

• Leg de nadruk op klanttevredenheid en beschrijf hoe het bedrijf de verwachtingen van klanten identificeert en overtreft.
• Documenteer klachtenprocedures en corrigerende maatregelen om klachten snel en effectief af te handelen.

8. Prestatiebeoordeling

• Beschrijf hoe het bedrijf de prestaties evalueert en verbeteringen identificeert.
• Documenteer interne auditprocedures en beschrijf hoe de resultaten worden gebruikt om processen te verbeteren en conformiteit met ISO 9001 te waarborgen.

9. Continue verbetering

• Benadruk het belang van continue verbetering en documenteer hoe het bedrijf feedback verzamelt, problemen identificeert en verbeteringen implementeert.
• Beschrijf het proces voor het vaststellen en monitoren van kwaliteitsdoelstellingen.

10. Documentbeheer

• Implementeer een systeem voor documentbeheer om ervoor te zorgen dat alle documenten actueel, geautoriseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn.
• Zorg ervoor dat alle wijzigingen aan documenten worden gecontroleerd en gedocumenteerd.

11. Implementatie en naleving

• Beschrijf hoe het organisatiehandboek wordt geïmplementeerd binnen de organisatie en hoe naleving wordt gewaarborgd.
• Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het handboek en dat ze toegang hebben tot de benodigde documentatie.

12. Externe partijen

• Identificeer externe partijen die relevant zijn voor het leveren van outdooractiviteiten, zoals leveranciers en onderaannemers.
• Documenteer procedures voor het selecteren, evalueren en beheren van externe partijen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de kwaliteitsnormen van het bedrijf.

13. Registratie en certificering

• Beschrijf het proces voor het verkrijgen van ISO 9001-certificering en zorg ervoor dat alle vereiste documentatie en registraties worden bijgehouden.
• Documenteer procedures voor het behoud van certificering en voor het omgaan met eventuele non-conformiteiten.

14. Communicatie

• Benadruk het belang van effectieve communicatie binnen de organisatie en met externe belanghebbenden.
• Documenteer procedures voor het delen van informatie, het vaststellen van communicatiekanalen en het beheren van communicatie met klanten, leveranciers en andere belanghebbenden.

15. Continue evaluatie en verbetering

• Stel een schema op voor regelmatige evaluatie van het organisatiehandboek en de kwaliteitsprocessen.
• Documenteer hoe feedback van medewerkers, klanten en andere belanghebbenden wordt verzameld en gebruikt om verbeteringen door te voeren.

Het is essentieel om het organisatiehandboek regelmatig te herzien en bij te werken om ervoor te zorgen dat het blijft voldoen aan de behoeften van het bedrijf en aan de vereisten van ISO 9001. Daarnaast moet er aandacht zijn voor continue training en bewustwording van alle betrokkenen om de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem te waarborgen.